Gweithredir Gwasanaeth yr Ombwdsmon Cartrefi Newydd (NHOS, "y Cynllun") gan The Dispute Service Ltd (TDS) sef y Rheolwr Data. Caiff yr holl ddata ei brosesu yn unol â Deddf Diogelu Data 2018, Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol y DU a'r holl ddeddfwriaeth berthnasol arall.

Mae manylion cyswllt The Dispute Service Ltd i'w gweld isod:

The Dispute Service Ltd

West Wing, The Maylands Building, Maylands Avenue

Hemel Hempstead

HP2 7TG

www.thedisputeservice.com

Sut rydym yn casglu ac yn prosesu eich data

Datblygwyr

Datblygwyr eiddo sy'n dod o dan awdurdodaeth Gwasanaeth yr Ombwdsmon Cartrefi Newydd drwy eu cofrestriad gyda'r Bwrdd Ansawdd Cartrefi Newydd.  Bydd y Bwrdd Ansawdd Cartrefi Newydd yn rhoi manylion perthnasol i Wasanaeth yr Ombwdsmon am fusnes y datblygwr a chedwir y manylion hyn o dan y Cynllun.

Os cyflwynir cwyn gan berchennog tŷ, gwahoddir y datblygwr i ymateb ac uwchlwytho unrhyw dystiolaeth berthnasol gan ddefnyddio ein porth ar-lein.  Cedwir y dystiolaeth ddogfennol hon hefyd o dan y Cynllun, ac mae'r datblygwr yn cytuno i'r dystiolaeth hon gael ei rhannu â pherchennog y tŷ yn rhan o'r broses gwyno. 

Gall perchnogion tai ddarparu gwybodaeth bersonol arall am y datblygwr, neu gyflogeion, i Wasanaeth yr Ombwdsmon fel rhan o'r dystiolaeth a gyflwynant wrth wneud cwyn drwy'r Cynllun.

Perchnogion tai

Byddwn yn casglu gwybodaeth bersonol perchnogion tai pan fyddant yn cyflwyno cwyn i Wasanaeth yr Ombwdsmon. Cyfyngir y data hwn i'r data perthnasol wrth brosesu'r gŵyn.

Caiff perchnogion tai hefyd y cyfle i uwchlwytho tystiolaeth ddogfennol yn rhan o'u cwyn a chedwir hyn o dan y Cynllun. Mae perchnogion tai yn cytuno y caiff y dystiolaeth hon ei rhannu â'r datblygwr fel rhan o'r broses gwyno wrth gytuno i'r polisi preifatrwydd hwn.

Cwcis

Mae ein polisi Cwcis ar gael yma www.aboutcookies.org.

Sail gyfreithiol prosesu

Rydym yn dibynnu ar gydsyniad fel ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu. Gall perchnogion tai warafun inni’r caniatâd i brosesu cwyn ar unrhyw adeg drwy ysgrifennu atom, neu anfon e-bost atom.

Cofrestrir datblygwyr yn aelodau o'r Bwrdd Ansawdd Cartrefi Newydd.  Bydd angen prosesu data er mwyn i ni ddarparu ein gwasanaethau. 

Rydym hefyd yn dibynnu ar ein diddordeb cyfreithlon i ddefnyddio'r data er mwyn bodloni ein rhwymedigaethau i berchnogion tai a datblygwyr.

Rydym yn defnyddio'r data a gasglwn i weithredu Gwasanaeth yr Ombwdsmon Cartrefi Newydd ac i brosesu cwynion a gyflwynwyd gyda'r cynllun.

Cadw gwybodaeth

Cedwir yr holl wybodaeth am ddatblygwyr tra byddant o dan awdurdodaeth Gwasanaeth yr Ombwdsmon. Os nad yw'r datblygwr bellach wedi'i gofrestru gyda'r Bwrdd Ansawdd Cartrefi Newydd, cedwir yr wybodaeth amdano am gyfnod o flwyddyn ar ôl iddo beidio â chael ei gofrestru, gyda data ar gyfer unrhyw gwynion yn cael ei gadw am flwyddyn ar ôl i'r gŵyn ddod i ben.  

Cedwir yr holl ddata am gwsmeriaid sy'n ymwneud â chwynion a brosesir gan Wasanaeth yr Ombwdsmon am 12 mis ar ôl i'r gŵyn ddod i ben.

Rhannu eich data

Nid ydym yn rhannu gwybodaeth bersonol gydag unigolion neu gwmnïau y tu allan i Dispute Service Ltd ac eithrio o dan yr amgylchiadau canlynol:

Cydsyniad

Pan fyddwch yn dewis cymryd rhan yn ein proses annibynnol o ymdrin â chwynion sy'n cynnwys cyflwyno gwybodaeth bersonol a thystiolaeth i borth ar-lein, gwelir y dystiolaeth hon gan gyflogeion sy'n delio â'r achos yng Ngwasanaeth yr Ombwdsmon ynghyd â'r rhai y mae a wnelont â’r gŵyn, gan gynnwys unrhyw rai sy'n gweithredu ar eu rhan.

Rhesymau cyfreithiol

Rydym yn cadw'r hawl i rannu eich gwybodaeth gyda sefydliadau neu unigolion os ydym yn credu'n rhesymol ac yn ddidwyll bod angen datgelu gwybodaeth er mwyn:

• Cyflawni cyfraith, rheoliad neu broses gyfreithiol berthnasol.
• Cyflawni cais y gellir ei orfodi gan y Llywodraeth.
• Diogelu buddiannau hanfodol gwrthrych data (e.e. sefyllfaoedd bywyd neu farwolaeth, sefyllfaoedd bregus) a chyflawni tasg er budd y cyhoedd.
• Mynd i'r afael â gweithgarwch twyllodrus gan gynnwys ei atal neu ei ganfod.
• Mynd i'r afael â mater diogelwch.
• Mynd i'r afael â mater technegol.

Mae'r Gwasanaeth Anghydfod yn cadw'r hawl i rannu gwybodaeth nad yw'n bersonol yn gyhoeddus a chyda'n partneriaid at ddibenion addysgol, cyhoeddi adolygiadau blynyddol neu gyhoeddi ystadegau.

Ein Proseswyr Data

Datgelir gwybodaeth i drydydd partïon y mae gan y Gwasanaeth Anghydfod gontract gyda nhw ar gyfer amgylchiadau prosesu data (er enghraifft, darparwyr ein gwefan).

Eich hawliau

O dan  Reoliadau Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), mae gennych nifer o hawliau o ran y data rydym yn ei gadw amdanoch. Mae ar TDS eisiau sicrhau bod ein cwsmeriaid yn ymwybodol o'u hawliau a sut rydym yn sicrhau eu bod yn cael eu bodloni:

Yr hawl i gywiro – Eich hawl heb oedi gormodol i gywiro data personol anghywir.  Gall ein cwsmeriaid ddiweddaru eu manylion personol ar-lein o dan eu cyfrif neu fel arall, gallant gysylltu â TDS i gael help i ddiweddaru manylion.

Yr hawl i ddileu – Eich hawl i ddileu eich data personol.  Bydd TDS yn ystyried cais am ddileu data fesul achos yn dibynnu a oes rhaid i TDS gadw'r data at ddibenion deddfwriaethol.  Lle nad yw'n bosibl dileu eich data, byddwn yn ysgrifennu atoch i ddweud wrthych pam.

Yr hawl i gyfyngu ar brosesu data – Eich hawl i gael gennym gyfyngiad ar brosesu data.  Bydd TDS yn ystyried yr amgylchiadau GDPR a allai fod yn berthnasol ynghylch unrhyw gais.  Pan roddir cyfyngiadau prosesu, dim ond gyda chydsyniad neu mewn perthynas â hawliadau cyfreithiol y caiff data personol o'r fath ei brosesu.   Lle nad yw'n bosibl cyfyngu ar brosesu eich data, byddwn yn ysgrifennu atoch i ddweud wrthych pam.

Hawl i gludadwyedd data – Eich hawl i dderbyn data personol mewn fformat strwythuredig a ddefnyddir yn gyffredin.  Gallwch ddod o hyd i'ch data personol o dan eich cyfrif. Fel arall, bydd TDS yn darparu'r holl ddata a gedwir ar eich cyfer mewn fformat y gellir ei ddarllen gan beiriant.

Yr hawl i wrthwynebu – Eich hawl i wrthwynebu prosesu data personol ar unrhyw adeg.  Dim ond os oes gennym sail ddilys dros brosesu ar ôl gwrthwynebiad i brosesu y bydd TDS yn bwrw ymlaen â phrosesu.   Os credwn fod hyn yn wir, byddwn yn ysgrifennu atoch i ddweud wrthych pam.

Yr hawl i beidio â bod yn destun penderfyniadau awtomataidd – ni fydd TDS yn gwneud penderfyniadau awtomataidd am unrhyw un.

Cysylltwch â ni

Mae gan bawb yr hawl o dan Reoliadau Diogelu Data Cyffredinol y DU i ofyn am gopi o'r wybodaeth y mae sefydliad yn ei chadw amdanynt.  Mae gennych hawl i ofyn i ni am:

• Gwybodaeth am ba ddata sydd gan TDS amdanoch.
• Eglurhad ynghylch a yw unrhyw ddata personol yn cael ei brosesu.
• Rhesymau pam mae unrhyw ddata personol yn cael ei brosesu.
• Copi o'r data a gedwir.

Ni fyddwn fel arfer yn codi tâl am ddarparu'r wybodaeth hon, oni bai eich bod yn gwneud nifer o geisiadau o fewn unrhyw gyfnod o 12 mis, neu fod eich cais am wybodaeth yn amlwg yn flinderus. Os credwn fod hyn yn wir, byddwn yn ysgrifennu atoch gyda'r gost o ddarparu'r wybodaeth cyn bwrw ymlaen â'ch cais.

Bydd TDS yn ymdrin ag unrhyw geisiadau gwrthrych am wybodaeth o fewn 30 diwrnod yn unol â rheolau GDPR.

I wneud cais gwrthrych am wybodaeth, anfonwch eich enw llawn at yr e-bost canlynol: [insert email]

I wneud cwyn neu i gael rhagor o wybodaeth am wybodaeth bersonol sydd gan TDS amdanoch, e-bostiwch: [insert email]

Mae gennych yr hawl i wneud ymholiad neu gŵyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth os ydych yn anhapus gyda'n defnydd o'ch data. Mae rhagor o fanylion ar gael ar wefan y Comisiynydd.